Ungefähr eine Woche vor dem Jubiläum nimmt das Sekretariat des Bürgermeisters telefonischen oder postlischen Kontakt mit den Jubilaren auf. Bei diesem Gespräch wird die Erlaubnis für einen persönlichen Besuch und/oder die Veröffentlichung in der Gemeindezeitung eingeholt.
Danach erfolgt der Besuch zum vereinbarten Tag.